Как мы автоматизировали претензионно-исковую работу в управляющей компании

1. Основная проблема организации при ведении претензионно-исковой работы

Управляющая кампания всегда сталкивается с необходимостью ведения претензионно-исковой работы с недобросовестными абонентами, а в период экономической нестабильности количество дел по взысканию долгов по услугам ЖКХ заметно растет. Для юридического отдела это означает увеличение объемов претензионно-исковой работы, и, чем больше нагрузка, тем выше риск совершить ошибку.

Юридический отдел в управляющей кампании был небольшой: команде юристов из 3-х человек необходимо было вести все судебные дела. В момент возросшей нагрузки на юридический отдел, руководством было принято решение об автоматизации работы юристов, взамен расширения штата. Это решение позволяло в будущем сэкономить на расходах в фонд оплаты труда, при этом, автоматизация помогла бы сделать работу с претензиями и исками в компании управляемой и эффективной. Юристы получат свой инструментарий, способный упростить для них решение поставленных задач.

2. Исходный данные для проведения работ

До начала нашего проекта, частичная автоматизация работы юридического отдела уже была внедрена:

Однако система имела ряд недостатков:

3. Поставленные задачи для проведения разработки

Исходя из потребности клиента и имеющегося функционала перед нами были поставлены следующие задачи:

  1. автоматизировать работу юристов, переведя учет их работы в 1С;
  2. обеспечить быстрое создание документов;
  3. разработать необходимые печатные формы;
  4. обеспечить автоматическое отслеживание оплат;
  5. сделать процесс работы с ПИР прозрачным за счет введения бизнес-процесса по делам. Автоматически переводить дела из стадии в стадию, а также завершать дела в случае полной оплаты или вынесения соответствующего предписания;
  6. разработать отчеты для анализа результатов работы юридического отдела.

4. Результаты работ

1. Создали рабочее место юриста

Сгруппировали задачи юриста, собрали в одном окне для удобства работы, создали отборы для быстрого поиска дел. Вывели статусы дел, суммы проведенных оплат по делам как в рабочем месте юриста, так и в карточках лицевого счета. Сделали работу с рабочим местом для юриста интуитивно понятной.

2. Автоматическое создание документов на оплату и начисление госпошлины.


Создали инструмент для формирования документов по начислению и оплате гос. пошлины. Добавили необходимые коды, настройки ИФНС для корректного формирования платежных поручений. Настроили автоматическое начисление гос. пошлины после положительного решения суда.

3. Создали бизнес-процесс с автоматическим движением дел по 3-м этапам искового заявления:

Для удобства юристов был реализован механизм, который автоматически выполняет перевод дела в следующие стадии:
  1. Подготовка к судебно-исковой деятельности
  2. Судебно-исковая деятельность
  3. Взыскание задолженности
Сохраняем в базе историю движения дела и его текущее состояние в бизнес-процессе. Автоматическое задание периодически проверяет исковые заявления: их возможность перехода на следующий этап или возможность завершения дела в случае полной оплаты долга по исковому заявлению, выполняет нужные движения, а юрист сразу видит результат.

4. Доработка формы искового заявления


Все, что необходимо юристу для подготовки дела к суду, добавили в исковое заявление. Создали в иске таблицу по детализации долга, сохраняем список ответчиков. Создали необходимые печатные формы.

5. Автоматическое распределение оплат по исковым заявлениям


Добавили распределение оплат по исковым заявлениям. Поступающие оплаты раскладываются по периодам долга на лицевом счете. В случае, если по лицевому счету заведено несколько исковых заявлений, сумма оплат автоматически распределяется на все исковые заявления, в том числе и на оплату госпошлины согласно тому методу разноски оплат, который установлен в 1С:ВДГБ.

6. Печатные формы для проведения анализа работы юридического отдела

В рамках разработки был реализован отчет, который позволяет просматривать статусы дел, их количество, сумму задолженности и оплаты. С помощью сводного отчета можно проводить анализ деятельности отдела.

5. Результат внедрения:

Внедрение разработанного функционала для ведения претензионно-исковой работы в типовой базе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК позволило компании:  

Наша разработка в конечном итоге, повышает эффективность работы юр. одела, а в перспективе, увеличит собираемость платежей по услугам управляющей кампании.

6. Что еще планируем:

Возврат к списку