Подомовой учет в управляющей компании
1. Основная проблема организации при ведении подомового учета
Управляющие компании (УК) и товарищества собственников жилья (ТСЖ) производят работы по обслуживанию одного или нескольких многоквартирных домов. При наличии в обслуживании УК или ТСЖ более, чем одного дома, обязательно требуется вести подомовой учет, то есть раздельное ведение учета расходов и доходов по каждому дому.
Систематизация информации о начисленных суммах платы и стоимости выполненных работ, оказанных услуг для каждого многоквартирного дома, стали особенно необходимыми в связи с введением в документооборот акта приема оказанных услуг и (или) выполненных работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД (его форма утверждена Приказом Минстроя РФ от 26.10.2015 № 761/пр).
Также, каждый год УК и ТСЖ обязаны предоставлять жильцам отчетность о расходах на содержание конкретного дома.
Разработка и ведение таблиц подомового учета в Excel является трудоемким процессом, особенно, при большом числе объектов. С проблемой автоматизации подомового учета к нам обратилась управляющая компания «УК», в управлении которой находится 30 домов.
2. Исходные данные для проведения работ
До начала нашего проекта, частичная автоматизация подомового учета уже была внедрена:
- учет велся в программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК;
- в системе реализована возможность распределения затрат на услуги и материалы по домам;
- пользователь может проводить формирование актов по выполненным работам, а также отчеты по подомовым затратам.
Однако в системе не было следующих инструментов:
-
механизма распределения затрат фонда оплаты труда (зарплаты и налогов ФОТ);
-
механизма распределения затрат, отражаемых операциями;
-
отчет по подомовым затратам не отображал суммы начислений и оплат по услугам содержания общедомового имущества и управления МКД, т.к. в УК использовалась группировка этих услуг в отчетах, в итоге для детализации подомовых затрат формируемый в системе отчет был крайне неинформативным.
По этим причинам, сотрудники УК были вынуждены собирать информацию из разных отчетов, группировать и сращивать файлы Excel вручную.
3. Поставленные задачи для проведения разработки
Исходя из потребности клиента и имеющегося функционала перед нами были поставлены следующие задачи:
- автоматизировать распределение всех затрат по многоквартирным домам;
- Разработать механизм сопоставления подомовых затрат и сгруппированных начислений и оплат по услугам содержания общедомового имущества и управления МКД.
- Сделать универсальный отчет по подомовым затратам, который включал бы детальную информацию по начислениям, оплатам и подомовым затратам по всем услугам.
4. Результаты работ
5. Результат внедрения:
Теперь в управляющей компании:
- распределение всех затрат производится в системе, отпала вынужденная необходимость вести учет в таблицах Excel;
- программа осуществляет подомовой учет в ЖКХ по всем видам начислений: коммунальные услуги (поквартирные и ОДН), содержание общедомового имущества и услуг управления;
- отчет по подомовым затратам удобно отражает затраты, начисления и поступления по каждому дому;
- для руководства и жильцов можно делать анализ по хозяйственным операциям каждого дома.
6. Ключевые итоги проекта:
Главным результатом для сотрудников управляющей компании «УК» стала значительная экономия времени на ручном подомовом учете в Excel. Внедренный функционал обеспечивает УК полноценный подомовой учет затрат и выручки для своевременного корректного выполнения обязанностей по раскрытию информации об управлении многоквартирными домами.
Нужна похожая доработка под вашу базу 1С?
Оставьте заявку: разберем вашу задачу, оценим объем доработки и предложим понятный план внедрения без лишней перестройки текущих процессов.