Подомовой учет в управляющей компании - статьи, примеры автоматизации

1. Основная проблема организации при ведении подомового учета

Управляющие компании (УК) и товарищества собственников жилья (ТСЖ) производят работы по обслуживанию одного или нескольких многоквартирных домов. При наличии в обслуживании УК или ТСЖ более, чем одного дома, обязательно требуется вести подомовой учет, то есть раздельное ведение учета расходов и доходов по каждому дому.

Систематизация информации о начисленных суммах платы и стоимости выполненных работ, оказанных услуг для каждого многоквартирного дома, стали особенно необходимыми в связи с введением в документооборот акта приема оказанных услуг и (или) выполненных работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД (его форма утверждена Приказом Минстроя РФ от 26.10.2015 № 761/пр).

Также, каждый год УК и ТСЖ обязаны предоставлять жильцам отчетность о расходах на содержание конкретного дома.

Разработка и ведение таблиц подомового учета в Excel является трудоемким процессом, особенно, при большом числе объектов. С проблемой автоматизации подомового учета к нам обратилась управляющая компания «УК», в управлении которой находится 30 домов.

2. Исходные данные для проведения работ

До начала нашего проекта, частичная автоматизация подомового учета уже была внедрена:

учет велся в программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК;
в системе реализована возможность распределения затрат на услуги и материалы по домам;
пользователь может проводить формирование актов по выполненным работам, а также отчеты по подомовым затратам.

Однако в системе не было следующих инструментов:

механизма распределения затрат фонда оплаты труда (зарплаты и налогов ФОТ);
механизма распределения затрат, отражаемых операциями;
отчет по подомовым затратам не отображал суммы начислений и оплат по услугам содержания общедомового имущества и управления МКД, т.к. в УК использовалась группировка этих услуг в отчетах, в итоге для детализации подомовых затрат формируемый в системе отчет был крайне неинформативным.

По этим причинам, сотрудники УК были вынуждены собирать информацию из разных отчетов, группировать и сращивать файлы Excel вручную.

3. Поставленные задачи для проведения разработки

Исходя из потребности клиента и имеющегося функционала перед нами были поставлены следующие задачи:

автоматизировать распределение всех затрат по многоквартирным домам;
Разработать механизм сопоставления подомовых затрат и сгруппированных начислений и оплат по услугам содержания общедомового имущества и управления МКД.
Сделать универсальный отчет по подомовым затратам, который включал бы детальную информацию по начислениям, оплатам и подомовым затратам по всем услугам.

4. Результаты работ

1. Расширили функционал распределения затрат, чтобы можно было выбирать документы «Начисление зарплаты», «Отпуск», «Больничный», «Операция»

2. Создали функционал сопоставления услуг начисления с номенклатурой распределения затрат, чтобы отчет подомовых затрат выводил информацию детально по каждой услуге, доработали отчет. Теперь он собирает все подомовые затраты, представляет в удобном виде для пользователей

3. Повели обучение пользователей: совместно с сотрудниками УК выполнили распределение затрат на многоквартирные дома, проверили данные в доработанном отчете подомовых затрат.

5. Результат внедрения:

Теперь в управляющей компании:

распределение всех затрат производится в системе, отпала вынужденная необходимость вести учет в таблицах Excel;
программа осуществляет подомовой учет в ЖКХ по всем видам начислений: коммунальные услуги (поквартирные и ОДН), содержание общедомового имущества и услуг управления;
отчет по подомовым затратам удобно отражает затраты, начисления и поступления по каждому дому;
для руководства и жильцов можно делать анализ по хозяйственным операциям каждого дома.

6. Ключевые итоги проекта:

Главным результатом для сотрудников управляющей компании «УК» стала значительная экономия времени на ручном подомовом учете в Excel. Внедренный функционал обеспечивает УК полноценный подомовой учет затрат и выручки для своевременного корректного выполнения обязанностей по раскрытию информации об управлении многоквартирными домами.